Verwaltung von Genehmigungsbescheiden

Die Anforderungen

Werden von der Behörde Genehmigungsbescheide (bzw. Bewilligungen, Verhandlungsschriften oder ähnliche Dokumente) erlassen, so hat das Unternehmen sicherzustellen, dass diese dauerhaft eingehalten werden.
Gemäß der Judikatur haben handelsrechtliche und gewerberechtliche Geschäftsführer und Beauftragte gemäß §9 VStG die Einhaltung der Genehmigungsbescheide  zu kontrollieren bzw. zu überwachen.

Die Lösung

In der gutwin-Software können Sie alle Ihre Genehmigungsbescheide elektronisch erfassen und managen. Um die Einhaltung der Konsensbedingungen und  Auflagen sicherzustellen können in der gutwin Software folgende Aktionen gesetzt werden:

• Elektronische Erfassung aller Genehmigungsbescheiden und weiterer Genehmigungsdokumente
• Suchen und schnelles Auffinden von Genehmigungsdokumenten nach entsprechenden Anlagen, Objekten und Schlagworten
• Zuordnung von Auflagen und Konsensbedingungen zu Anlagen, Abteilungen oder Prozessen
• Zuweisung der Auflagen und Konsensbedingungen an verantwortliche Personen
• Festlegung von Prüffristen und E-Mail-Benachrichtigungen
• Bestätigung der Einhaltung durch die verantwortlichen Personen
• Dokumentation der Prüfergebnisse und Verfolgung von Abweichungen
• Planung und Ausführung der Kontroll- und Aufsichtspflicht durch Vorgesetzte.

Ihre Vorteile

• Sie haben alle Ihre Genehmigungsdokumente  systematisch erfasst und den entsprechenden Bereichen zugeordnet.
• Sie haben jederzeit schnellen Zugriff auf alle Genehmigungsdokumente.
• Verantwortliche aus einzelnen Bereichen können sich einen guten Überblick über die in Ihrem Bereich relevanten Genehmigungsbescheide verschaffen.
• Die Delegation der Betreiberverantwortung an die relevanten Bereichsverantwortlichen wird transparent und rechtskonform durchgeführt.
• Geschäftsführer, §9 VStG-Beauftragte sowie andere Beauftragte können jederzeit Ihrer Kontroll- und Aufsichtspflicht nachkommen, indem sie in gutwin „auf Knopfdruck“ den Status der Einhaltung der Genehmigungsbedingungen und Auflagen kontrollieren können.
• Vorgesetzte und Beauftragte können bei Feststellung von Abweichungen direkt in der Software Korrekturmaßnahmen veranlassen.
• Alle Nachweise über die Einhaltung von Konsensbedingungen und Auflagen aus Genehmigungsdokumenten (z.B. Prüfberichte) sind in der gutwin-Software elektronisch erfasst und sind bei Bedarf einfach und schnell verfügbar. Dies ist insbesondere bei standortübergreifenden Zuständigkeiten von Vorteil, da die Nachweisdokumente an jedem Ort einfach über die webbasierte gutwin Software abgerufen werden können.
• Geschäftsführer, Vorstände, Manager und Beauftragte minimieren ihr Haftungsrisiko durch eine gerichtsfeste Delegation der Rechftspflichten aus Genehmigungen.

Zusatzmodul: Genehmigungsmanagement für Anlagen

Das Zusatzmodul gutwin Genehmigungsmanagement ermöglicht es, bereits im Planungsstadium die Änderungen bei den entsprechenden Anlagen und Gebäuden zu dokumentieren und alle für eine Genehmigung erforderlichen Dokumente strukturiert abzulegen. Für die Beantragung können diese dokumentierten Änderungen zu einem Genehmigungsantrag zusammengefasst werden.
Bei der Genehmigung können neben den Anlagenänderungen, die im Zuge dieses Verfahrens genehmigt werden sollten, alle für die Einreichung relevanten Unterlagen strukturiert abgelegt werden. Anhand des Status des Genehmigungsverfahrens ist jederzeit ersichtlich, welche Verfahren bei der Behörde noch anhängig sind und für welche der Anlagen noch keine rechtskräftige Genehmigung vorhanden ist.
Bei den einzelnen Anlagen und Gebäuden erhält man eine übersichtliche Historie der Änderungen, Genehmigungsanträgen und daraus resultierenden Genehmigungsbescheiden.